Birgjaúttektir eru mikilvægur þáttur í aðfangakeðjustjórnun fyrirtækis, sem tryggir að birgjar uppfylli kröfur fyrirtækisins um gæði vöru, afhendingargetu, samræmi við reglur og möguleika á stöðugum umbótum. Til að tryggja skilvirkar úttektir gilda eftirfarandi lykilatriði.
Í fyrsta lagi skaltu skilgreina skýrt markmið og viðmið endurskoðunarinnar. Áður en endurskoðunin fer fram skaltu ákvarða gerð endurskoðunarinnar (td gæðakerfisendurskoðun, ferliendurskoðun eða vöruúttekt) byggt á mikilvægi keyptu efnisins eða þjónustunnar. Endurskoðunarviðmið ætti að þróa á grundvelli iðnaðarstaðla (td ISO 9001), innri kröfur fyrirtækisins eða sérstakar kröfur viðskiptavina. Skýr markmið hjálpa til við að einbeita sér að lykiláhættusviðum og bæta skilvirkni endurskoðunar.
Í öðru lagi, tryggja vandlegan undirbúning fyrir endurskoðunina. Endurskoðunarteymið ætti að safna grunnupplýsingum um birginn fyrirfram, þar á meðal hæfisskjöl, söguleg frammistöðugögn og orðspor iðnaðarins. Ennfremur ætti að þróa ítarlega endurskoðunaráætlun sem skilgreinir skýrt umfang endurskoðunar, áætlun og starfsmannasvið. Hafðu samband við birgjann fyrirfram til að tryggja að þeir skilji endurskoðunarmarkmiðin og ferlið og til að forðast ósamhverfu upplýsinga sem gæti haft áhrif á skilvirkni endurskoðunarinnar.
Í þriðja lagi skaltu tryggja alhliða og hlutlægni-endurskoðunar á staðnum. Í endurskoðunarferlinu verður að meta gæðaeftirlitsgetu birgjans, viðhald búnaðar, rekstrarstaðla starfsmanna og umhverfisöryggisráðstafanir með skjalaskoðun, -athugun á staðnum og viðtölum. Ennfremur ætti að safna hlutlægum sönnunargögnum til að forðast huglæga dóma og geyma skal nákvæmar skrár yfir öll frávik sem hafa komið í ljós til að tryggja rekjanleika.
Í fjórða lagi ætti að forgangsraða miðlun á niðurstöðum endurskoðunar og-eftirfylgni við umbætur. Eftir úttektina skal veita birgjanum tímanlega endurgjöf, auðkenna hvers kyns frávik og ráðleggingar um úrbætur og samþykkja frest til úrbóta. Reglulegar endur-endurskoðanir eða -staðfestingar á staðnum ættu að fara fram til að tryggja að tekið sé á öllum málum á skilvirkan hátt og til að stuðla að stöðugum umbótum hjá birgjum.
Að lokum ætti að stofna til langtíma-samstarfs. Framúrskarandi birgjar eru stefnumótandi samstarfsaðilar fyrirtækis og úttektir þjóna ekki aðeins sem eftirlit heldur einnig sem tækifæri til umbóta í samvinnu. Með sanngjörnu og gagnsæju endurskoðunarkerfi geta fyrirtæki greint raunverulega áreiðanlega birgja og þannig tryggt stöðugleika og samkeppnishæfni aðfangakeðjunnar.
